そんな人向けに見積書作成サービスを紹介します。
決済サービス「Square」の見積りを使うと便利になるかもしれません。
この記事の目次
見積書作成サービスの2つの選択肢
見積書を作ることができるサービスには下記の2つの選択肢があります。
- 請求書作成専用サービスの見積書作成機能
- 会計サービスの見積書作成機能
請求書作成専用サービスにはMisocaなどのサービスがあります。
会計サービスにはfreee
などのサービスがあります。
どちらを使ってもできる機能は同じくらいで差はあまりありません。
見積書作成サービスでできないこと
上記の2種類のサービスでできないことがあります。
それは、
先方のステータスの管理
です。
見積書を送付したのち「そのメールを先方が見たのかどうか」「見た後に発注するのかどうか」が不明瞭なことがあります。
僕自身は、IT業界以外の会社の運営保守などの仕事を請ける場合があるのですが「メールを見たのかどうか」で不安に思うことが多々ありました。
「メールアドレスはあるけど、あまり使っておらず見るのが遅れる」という会社も多かったです。
決済サービスSquareの見積書送付なら解決できる
そんな「先方のステータス把握」の煩わしさから開放される方法があります。
決済サービス「Square」の見積もり書作成機能を使うことです。
Squareの見積書作成の流れ
まず、決済サービスSquareで見積書を作成する流れを見てみましょう。
見積書作成画面
見積書作成画面はこちら。
見積書の期限を設定することも可能です。
メールで送付するだけでなく、URLで共有できるのも嬉しいです。（チャットで見積書を送ることも多いため）
また見積書の送付予約も可能です。
見積書の送付
見積書が送付されると、取引先に下記のメールが届きます。
メール内の「表示する」をクリックすると下記の画面に遷移します。
上記の画面で「承諾する」をクリックされると、見積書送付元に承諾されたことが通知されます。
Squareのメリット
Squareのメリットは下記の3つです。
- 送付先のステータスがすぐ分かる
- 見積もりから請求書作成がラク
- 受取側もラク
送付先のステータスがすぐ分かる
これがSquareを使う一番のメリットです。
Squareの管理上から見積書の承諾状況がすぐに分かります。
そしてそれだけではありません。開封されたかどうかも分かるのです。
このメールを見たかどうかを確認できるのがかなり嬉しいです。
- メールを見ていない → 把握する術なし
- メールを見たけど依頼しない → 期限切れ
- メールを見て依頼する → 承諾
Squareを使う前の見積もりでは上記のような状況になっていて、①の場合を把握できませんでしたが、Squareを使えばメールの開封状況が分かるため、再度確認メールをしたりと対策ができるようになりました。
見積もりから請求書作成がラク
Squareは見積書からの請求書作成がワンタップでできます。
請求書機能もとても便利です。下記の記事で紹介しているのでぜひご覧ください。
受取側もラク
見積書を受け取った側の対応もラクです。
メールが来たら「承諾する」をクリックすればよいだけなので、文字を打つ必要もなく返答ができます。
スピーディーに取引が進みます。
Squareのデメリット
以上、Squareのメリットについて解説してきましたが、デメリットももちろんあります。
それは下記の2点です。
- 選択形式の見積書には使いづらい
- 取引先が慣れていない
選択形式の見積書には使いづらい
見積書を送る際には、複数パターンの見積もりを比較できるように複数枚の見積もりを送ることがあると思います。
そのときはSquareの見積もり機能だと比較しづらいので向いていないです。
取引先が慣れていない
また取引先がSquareno見積書のような形にあまり慣れていないのでやや対応しづらいかと思います。
大きな会社で稟議などが必要な会社だとむいていないとおもいます。
まとめ
以上、見積書の送付をSquareに移行した話でした。
完全移行は少し難しいので、移行できる相手にはSquareを使うなどして併用しています。
というわけで今回は以上です。